Ciudad de México, 14
de abril de 2020. Tendencias Libres (Redacción).-
Debido a la situación que se está viviendo en México y el mundo
con la pandemia del Covid-19, las autoridades han recomendado tomar
medidas para evitar el aumento de los contagios. Una de las más
importantes, además de decretar el cierre de eventos masivos,
escuelas y centros de recreación, es que las compañías continúen
sus actividades de manera remota. Con el fin de facilitar la
integración del entorno digital en los procesos de trabajo, SONDA,
principal red latinoamericana de servicios y soluciones de
Tecnologías de la Información (TI) de clase mundial, sugiere
distintas herramientas para mantener la productividad, los ritmos y
flujos de trabajo habituales mediante el trabajo a distancia.
La
Organización Internacional de Trabajo (OIT) define el trabajo a
distancia como aquella modalidad en la cual éste se realiza en una
ubicación alejada de una oficina central o instalaciones de
producción, separando así al trabajador del contacto personal con
colegas con quienes se comparte esa oficina, todo esto habilitado por
la tecnología. (Citado en Vittorio Di Martino, 2004).
“Es
importante considerar que situaciones de riesgo como la que el mundo
enfrenta hoy día, se convierte en una oportunidad de volvernos
creativos y tomar mano de la función que las tecnologías de
información nos ofrecen. El trabajo a distancia es, sin duda, uno de
los formatos más sugeridos en una etapa de distanciamiento social,
ya que permite asegurar la salud de los empleados, no suspender una
gran parte de las actividades laborales e incluso mejorar la
productividad”, señaló Salvador Cabral, CEO de SONDA en México.
Aún
cuando el informe: “Influencia de las tecnologías de la
información y de la comunicación (TIC) sobre la salud de los
trabajadores1”, elaborado por la Universidad Internacional de
Valencia, afirma que actualmente 2.5% de
la
población laboral activa en México trabaja en la modalidad de
teletrabajo, la implementación de este formato todavía debe ser
adoptado por muchas otras organizaciones; incluso por aquellas que no
se consideran aptas debido a que la naturaleza de sus negocios
requiere la presencia física de los colaboradores. Para SONDA,
incluso en estos casos, la modalidad es viable, solo se requiere
generar conocimiento y dar una consultoría adecuada para determinar
la mejor manera de implementar el concepto en todos los casos. “Las
empresas solo deben asegurar y garantizar la conectividad desde
cualquier lugar; e implantar sistemas de acceso remoto que sean
seguros y disponibles”, señaló Cabral. “El desafío es
potenciar al máximo la fuerza laboral en movimiento para darles
independencia del lugar físico en que trabajan y que cuenten con
todas las herramientas necesarias para contribuir al crecimiento del
negocio, permitiendo su productividad al máximo, una colaboración
eficiente y relacionamiento desde un ambiente seguro, un smart
working funcional, como el que promovemos en SONDA”, concluyó.
Aumenta
la productividad. Es conocido que el trabajo a distancia repercute en
un aumento en la productividad, que suele cifrarse entre el 10% y el
20%, que en casos como el actual, favorece la seguridad física y
emocional de los empleados.
Disminuye
el ausentismo. Con una vida más armónica y equilibrada, la compañía
tiene menos probabilidades de sufrir del ausentismo de sus empleados,
qué según empresas de Recursos Humanos, puede llegar a representar
hasta un 7.3% en el costo de su nómina anual. Muchas de estas
ausencias se dan por un imprevisto o porque tuvieron que realizar una
actividad que no podía ser compatible con el horario laboral.
Controla
y da seguimiento permanente. Gracias a las herramientas tecnológicas,
el trabajo a distancia permite la medición de productividad,
favoreciendo que los jefes y líderes de proyectos tengan acceso
permanente al estado de avance sobre las metas propuestas. La oferta
de aplicaciones y software especializados en el seguimiento de
procesos y proyectos es amplia y ofrece desde versiones gratuitas,
sencillas pero efectivas, hasta plataformas completas que además de
permitir el seguimiento ofrecen análisis y estadísticas sobre el
avance de los procesos.
Aprendizaje
de nuevas habilidades. Tanto la empresa, como el colaborador deberán
adoptar otras habilidades para desempeñarse eficazmente en la
modalidad de trabajo remoto, tales como aprender nuevos métodos de
comunicación, administrar proyectos que no hacen evidente la
distancia física entre él y su equipo de trabajo, concentración en
ambientes relajados y llenos de distracciones, como el del hogar, y
disciplina, mucha disciplina.
Provee
un modelo más objetivo de evaluación del trabajo. Debido a que esta
modalidad no implica la supervisión de un superior en el lugar de
trabajo, la forma de evaluación se ve modificada al beneficiar el
producto final o los KPI’s objetivo, sobre el proceso y la
metodología que el trabajador emplee para llegar a ellos.
La
adopción del trabajo a distancia no será sencilla, sin embargo, es
una ocasión de reforzar políticas, prepararse para las futuras
necesidades de los empleados y las empresas, y por qué no, demostrar
que la resiliencia es una característica intrínseca del ser humano.
Infraestructura
tecnológica
Previo
a considerar una estrategia de trabajo remoto, es necesario verificar
la situación de las TI, que, aunque regularmente están listas para
brindar continuidad comercial, requieren de planear la administración
del centro de datos y, sobre todo, el estatus en la nube para
sistemas críticos. Realizar ejercicios previos de plataformas de
video, voz y chat es indispensable, así como priorizar las
actividades y aplicaciones claves de TI. De la misma forma, si es
detectado que la infraestructura tecnológica, resulta poco
conveniente para aplicaciones como ésta, es una oportunidad para
aprovechar los servicios de red como correo electrónico, mensajería
instantánea o plataformas gratuitas que resultan funcionales.
En
este contexto, SONDA en México presenta algunas herramientas para
gestionar la productividad a distancia:
Soluciones
operadas desde la nube. A través de proveedores como IBM, Amazon Web
Service o Microsoft, se puede controlar operaciones a todo nivel y
desde cualquier lugar del mundo. Tienen capacidad para ser no solo
proveedores de gran almacenamiento, también para crear grupos de
trabajo y colaboración en tiempo real.
Flujos
de trabajo. Hay diferentes plataformas de colaboración en línea.
Desde Trello, Slack o Monday, hasta el sistema de gestión a través
de una cuenta de Google. Cada una ofrece bondades para el trabajo a
distancia, todo depende del tamaño de empresa y de las necesidades
de la misma.
Planeación
de tareas. Time Doctor o ClockingIT son dos herramientas de
seguimiento a equipos de trabajo, que le ayudan a administrar el
trabajo de sus colaboradores y a dar seguimiento puntual al
desarrollo del proyecto.
Reuniones
a distancia. Existen soluciones implementadas con partner de SONDA en
México, como Cisco, con Webex, o Avaya; y de dominio público como
Teams, Skype Empresarial, Zoom o Google Meet.
Comunicación
interna. Existen herramientas que facilitan el contacto entre los
miembros de una organización empresarial. Un ejemplo de ellas es
Workplace, la red social de Facebook dirigida a empresas que, con la
misma estética y algunos de sus servicios, ofrece un muro, chat,
transmisiones en directo, todo para mantener la comunicación
interna, compartir ideas del proceso creativo de los equipos de
trabajo y difundir noticias interesantes de la compañía.
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